-
Menerapkan sistem pemesanan ruang
Saat orang kembali ke kantor, penting untuk memiliki sistem reservasi meeting room. Ini akan memudahkan orang untuk memesan, menemukan, dan menggunakan meeting room pada hari mereka berada di lokasi. Ini juga membantu karyawan menghindari frustrasi ketika lebih dari satu orang atau tim membutuhkan meeting room pada waktu yang bersamaan.
-
Mendukung meeting room dengan teknologi yang tepat
Sistem pemesanan ruang yang efektif perlu disinkronkan dengan teknologi tempat kerja lainnya. Lagi pula, hal terakhir yang Anda inginkan adalah orang memesan ruang dan tidak dapat menggunakannya karena kurangnya teknologi atau integrasi.
Lengkapi meeting room dengan teknologi yang tepat. Setiap meeting room harus memiliki proyektor yang mudah disambungkan ke laptop orang dan peralatan audio berkualitas. Alat pemesanan ruangan yang baik harus memungkinkan orang memesan meeting room dari perangkat apa pun, termasuk komputer, ponsel, atau layar penjadwalan di luar meeting room itu sendiri. Jika ada masalah dengan koneksi, pastikan orang dapat melapor ke tim TI dengan mudah untuk memperbaiki masalah tersebut.
-
Pesan ruang terlebih dahulu
Menurut survei data awal tahun ini, 59% orang memesan meeting room jakarta kota tanpa pemberitahuan. Saat lalu lintas tempat kerja meningkat, waktu rata-rata bagi orang untuk memesan ruang lebih awal meningkat menjadi lebih dari 24 jam. Dorongan karyawan untuk memesan setidaknya 1 hari sebelumnya, dan rapat tim yang lebih besar setidaknya 2 hari sebelumnya.
-
Gunakan pencarian jalan
Ketika tempat kerja Anda dipenuhi dengan ruang pertemuan yang berbeda, dapat membingungkan karyawan yang sedang mencari ruangan yang mereka pesan. Jika orang tersesat di jalan, itu bisa membuat mereka terlambat. Itu juga akan membuat mereka bingung dan tidak berada di ruang yang tepat saat mereka tiba.
Berinvestasi dalam pencarian arah kantor dapat menjadi solusi yang bagus untuk membantu orang menemukan meeting room di sekitar kantor dengan mudah. Pencarian jalan bisa sesederhana peta statis di depan kantor Anda, atau bisa juga menjadi alat interaktif yang bisa digunakan orang.
-
Pesan ruang dengan ukuran yang tepat untuk jumlah orang
Tempat kerja Anda kemungkinan dipenuhi dengan gaya meeting room yang berbeda. Beberapa mungkin memiliki kursi berlengan, sofa, dan meja kecil untuk diskusi. Meeting room Anda harus terlihat berbeda agar dapat melayani tujuan yang berbeda dengan baik. Sama pentingnya untuk mempertimbangkan hal ini saat Anda memesannya, beberapa meeting room mungkin menampung 4 orang dengan nyaman sementara ruang konferensi cukup luas untuk lebih dari 10 orang. Dorong karyawan Anda untuk memesan ruang dengan ukuran yang tepat untuk orang yang Anda butuhkan.
-
Lengkapi ruang pertemuan Anda
Mendesain meeting room Anda mungkin terlihat sepele, tetapi ini membantu menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda telah memikirkan kenyamanan dan kebutuhan mereka di tempat kerja. Hal ini akan membuat mereka lebih senang berada di tempat. Pikirkan tentang tata letak meeting room Anda dan furnitur apa yang paling cocok untuk setiap ruangan. Misalnya, apakah Anda ingin papan tulis di setiap ruangan untuk mendorong orang selalu berpikir kreatif? Atau mungkin Anda ingin beberapa ruang pertemuan memiliki meja tinggi sementara yang lain memiliki sofa? Melengkapi ruangan Anda berdasarkan kebutuhan karyawan yang berbeda akan membantu orang-orang memilih ruang pertemuan mereka dengan lebih hati-hati saat berada di lokasi.
-
Waspadai suara yang dapat mengganggu
Senang mendengar orang-orang tertawa dan berbicara di sekitar kantor atau di meeting room. Ini menunjukkan budaya tempat kerja yang kuat dan ikatan tim. Namun jika terjadi dalam jangka waktu yang lama, hal itu dapat mengganggu orang yang duduk di dekatnya.
Waspadai suara yang keluar dari meeting room Anda. Melakukan sesuatu yang sederhana seperti menutup pintu sepenuhnya dapat sangat membantu. Juga, pastikan level volume dari orang-orang jarak jauh yang berbicara di layar tidak terlalu keras.